Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi

Pirkanmaan La-Klubi. Ry. jäsenrekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi: Pirkanmaan La-Klubi. Ry.
Verkkosivut: Pirkanmaan-la-klubi-ry.cms.webnode.fi
Osoite:  Horsmakuja 2 C 19, 36240 Kangasala
Puh. +358
Sähköposti: pirkanmaanlaklubi.ry@gmail.com

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi: Heli Jouhki
Osoite: Horsmakuja 2 C 19 36240 Kangasala
Puh. +358
Sähköposti: pirkanmaanlaklubi.ry@gmail.com

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Sekä julkaista kutsu luetteloa ja valokuvia eri tapahtumista. Pila Hertsi lehdessä, ja kotisivulla. Kutsuluettelosta sekä lehdestä että kotisivuilta poistetaan tiedot, ja kuvat pyydettäessä.

Tietoja annetaan myös toiminnassa tarvittaviin tarkoituksiin esim. Poliisille ym, muihin järjestyksen valvontaan ja toimitsija tehtäviin liittyviin tehtäviin. Järjestyksen valvonta asioissa joudumme keräämään myös henkilötunnukset, jotka annamme ainoastaan Poliisiviranomaisille käytettäväksi.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi voidaan kerätä esimerkiksi seuraavat tiedot:

Jäsenten yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)

Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, toimenkuva, jäsennumero,

Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

Lisätiedot (lehtitilaustiedot yms.)

Rekisterin tietolähteet

Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

Tietojen luovuttaminen ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin suojauksen periaatteet

1) Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisella henkilöillä.

2) Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Heli Jouhki:n Hallitsemalla tietokoneella käyttäjätunnuksen takana. Tietokonetta säilytetään lukitussa tilassa. Heli Jouhki huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan. (F-Secure)

Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä jäsenellä on pääsääntöisesti oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa sekä pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan virheelliset tietonsa. Tarkastuspyyntö on pyydettävä kirjallisesti asianomaiselta rekisterinpitäjältä.

Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

10.Muutokset tähän TietosuojaselosteeseenTätä rekisteriselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 27.3.2023.

Henkilötietolaki Yleiset säännökset

13 §

Henkilötunnuksen käsittely

Henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai, jos käsittelystä säädetään laissa. Lisäksi henkilötunnusta saa käsitellä, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää:

1) laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi;

2) rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi; tai

3) historiallista tai tieteellistä tutkimusta taikka tilastointia varten.

Henkilötunnusta saa käsitellä luotonannossa tai saatavan perimisessä, vakuutus-, luottolaitos-, maksupalvelu-, vuokraus- ja lainaustoiminnassa, luottotietotoiminnassa, terveydenhuollossa, sosiaalihuollossa ja muun sosiaaliturvan toteuttamisessa tai virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa. (30.4.2010/294)

Sen lisäksi, mitä henkilötunnuksen käsittelystä 1 ja 2 momentissa säädetään, henkilötunnuksen saa luovuttaa osoitetietojen päivittämiseksi tai moninkertaisten postilähetysten välttämiseksi suoritettavaa tietojenkäsittelyä varten, jos henkilötunnus jo on luovutuksensaajan käytettävissä.

Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Yhdistyslaki on muuttunut 8.2.2023 alkaen

Jatkossa yhdistykset voivat hyödyntää uusia digitaalisia palveluita jäseneksi ottamisessa ja eroilmoituksen vastaanottamisessa sekä lisäksi pienet yhdistykset kirjanpidossaan. Pienten yhdistysten tilinpitovaatimukset ovat näin vastaavat kuin pienillä toiminimiyrittäjillä.

Jäsenten vaikutusmahdollisuudet paranevat, kun jäsen- ja liittoäänestystä voidaan jatkossa käyttää myös hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten valintaan. Edellytyksenä on, että äänestystavasta määrätään säännöissä.

Tavoitteena on, että yhdistykset voivat jatkossa päättää laajemmin itse, miten ne mukautuvat toimintaympäristön muutokseen.

Muutokset tulevat voimaan 8.2.2023. Kevyemmän tilinpidon sääntelyä voi soveltaa aikaisintaan 1.7.2023 alkavalla tilikaudella.

Lakimuutoksen sisältö toisaalta selventää oikeustilaa ja toisaalta tarjoaa mahdollisuuksia yhdistyksille. Lakimuutos ei sisällä säädöksiä, joiden perusteella yhdistysten olisi muutettava sääntöjään. Sääntöjä voi olla tarve muuttaa, jos yhdistyksessä tartutaan lakimuutoksen tarjoamiin mahdollisuuksiin muuttaa yhdistyksen toimintatapoja. Lakimuutoksen keskeisimmät muutokset yhdistyslakiin liittyvät seuraaviin asioihin.

Hallituksen päätösvallan delegointi jäsenasioissa

Hallitus voi jatkossa valtuuttaa jonkun muun tahon päättämään jäseneksi ottamisesta ja ottamaan vastaan eroilmoituksia. Hallitus kuitenkin päättää hyväksymismenettelystä ja hyväksymisen edellytyksistä, joita hallitukselta tehtävän saavan tahon on sovellettava tehdessään päätöksiä jäseneksi ottamisestä. Jäsenten eroilmoitusten osalta hallitus voi jatkossa päättää, että eroilmoituksen voi ottaa vastaan myös muu taho kuin hallitus ja että ilmoituksen voi tehdä myös muulla todisteellisella tavalla kuin kirjallisesti. Jäsenen erottamista koskeva lakipykälän sisältö pysyy ennallaan.

Jäsen- ja liittoäänestys

Jäsenten vaikutusmahdollisuudet paranevat, kun jäsen- ja liittoäänestystä voidaan jatkossa käyttää myös hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten valintaan. Edellytyksenä on, että äänestystavasta määrätään säännöissä.   

Yhdistyksen hallituksen päätöksenteko ilman kokousta

Yhdistyksen hallituksen oikeus kokoontua haluamallaan tavalla kirjattiin lakiin. Hallitus voi päättämänsä menettelyn mukaisesti tehdä päätöksiä kokousta pitämättä, jollei säännöissä määrätä toisin. Ilman kokousta tehtyjen päätösten dokumentoinnin tärkeyttä korostetaan. Jos päätös tehdään pitämättä kokousta, se on kirjattava, varmennettava ja säilytettävä luotettavasti.

Selvitysmenettely yhdistyksen purkautuessa

Yhdistyksen purkamiseen liittyvää selvitysmenettelyä kevennetään kumoamalla selvitysmiehen velvollisuus kutsua yhdistyksen kokous koolle loppuselvityksen hyväksymistä varten. Selvitysmiesten on kuitenkin huolehdittava loppuselvityksen säilyttämisestä noudattaen, mitä kirjanpitolaissa säädetään tasekirjan säilyttämisestä sekä annettava jäljennös loppuselvityksestä yhdistyksen jäsenelle tai muulle, jonka oikeutta purkautuminen koskee.

Kirjanpitolakia kevyempi tilinpitomalli

Pienten yhdistysten hallinnollista taakkaa kevennetään sallimalla kirjanpitolakia kevyempi tilinpito. Yhdistys, jonka tulot ovat enintään 30 000 euroa/vuosi, voisi jatkossa käytännössä perustaa tilinpitonsa pitkälti pankin (sähköiseen) tiliote- ja tilitapahtumatietoihin. Tarkemmat säännökset tilinpidon järjestelyistä ja sisällöstä annetaan valtioneuvoston asetuksella. Kevyemmän tilinpidon sääntelyä voi soveltaa aikaisintaan 1.7.2023 alkavalla tilikaudella. 

Vahingonkorvausvelvollisuus

Yhdistyslain vahingonkorvausvelvollisuutta koskevan lakipykälän sanamuoto muuttuu. Muutoksen myötä vahingonkorvausvelvollisuus koskee hallituksen ja toiminnantarkastajan lisäksi muita, jotka yhdistyksen sääntöjen perusteella hoitavat hallintoon kuuluvaa tehtävää. Vahingonkorvausvastuun vanhenemista rajataan ajallisesti. Jos kanne perustuu muuhun kuin rangaistavaan tekoon, vahingonkorvauskanne on nostettava viimeistään viiden vuoden sisällä.

Lakimuutoksen ulkopuolelle jääneet ehdotukset

Lakimuutos ei sisällä jakautuneen lausuntopalautteen vuoksi lakimuutosta miettineen työryhmän ehdotuksia yhdenvertaisuusperiaatteen, jäsenen kyselyoikeuden, hallituksen tehtävien ja esteellisyyden sääntelyksi. Lakiin ei myöskään sisällytetty määräyksiä yhdistyksen toimitusjohtajasta, yhdistysten yhdistymisestä eikä toimintaryhmistä, koska tällaisten uudistusten toteutuksen edellyttämää rahoitusta ei voitu varmistaa.

Tiedot päivitetty: 8.2.2023